Centre d'aide

1. Allez dans Factures depuis le menu
2. Cliquez sur le bouton + Nouvelle facture
3. Sélectionnez ou créez un débiteur
4. Renseignez : référence, montant TTC, date d'échéance
5. Enregistrez la facture

Astuce : [help.faq.invoices.a1_tip]

1. Allez dans Factures > Importer
2. Sélectionnez votre fichier Excel (.xlsx) ou CSV
3. nudgi détecte automatiquement les colonnes
4. Vérifiez la correspondance des champs (mapping)
5. Prévisualisez les données et validez l'import

Colonnes reconnues automatiquement :

• Numéro/Référence de facture
• Montant (TTC, HT, TVA)
• Date de facture et date d'échéance
• Nom/Email du client
• SIRET, adresse, téléphone

Nouveauté IA : nudgi utilise Claude Vision pour extraire automatiquement les données de vos factures PDF.

1. Allez dans Factures > Importer PDF
2. Déposez vos fichiers PDF (jusqu'à 10 à la fois)
3. L'IA analyse et extrait : référence, montant, dates, coordonnées client
4. Vérifiez les données extraites et validez

Données extraites automatiquement :

• Numéro de facture
• Montant TTC/HT
• Date d'émission
• Date d'échéance
• Nom du client
• Email/Téléphone
• SIRET
• Adresse

Vous pouvez associer un fichier PDF à n'importe quelle facture existante :

1. Allez dans Factures depuis le menu
2. Cliquez sur Associer des PDFs
3. Glissez-déposez vos fichiers PDF (correspondance automatique par référence de facture)
4. Validez les associations détectées

Astuce : Le nom du fichier PDF est comparé aux références de vos factures pour un matching automatique.

Lorsqu'un PDF est associé à une facture, il est automatiquement joint aux relances :

1. Associez un PDF à la facture (upload manuel ou import IA)
2. Lors de l'envoi de la relance, le PDF est automatiquement ajouté en pièce jointe
3. Le débiteur reçoit l'email avec le PDF de la facture joint

Important : Tous les plans (y compris Gratuit) permettent l'envoi de pièces jointes PDF dans les relances.

Important : Un import IA consomme les deux quotas (1 stockage + 1 import IA). Un upload manuel ne consomme que le quota stockage.

Le module Fichiers (accessible depuis le menu) centralise tous vos PDFs :

• Visualiser : Ouvrir le PDF directement dans le navigateur
• Télécharger : Enregistrer le PDF sur votre ordinateur
• Supprimer : Retirer le fichier du stockage (libère le quota)
• Rechercher : Filtrer par référence de facture ou nom de débiteur

Rendez-vous dans Débiteurs > Ajouter. Renseignez :

• Obligatoire : Nom ou raison sociale, adresse email
• Recommandé : Téléphone, SIRET, TVA intracommunautaire
• Optionnel : Adresse complète, notes internes

Bon à savoir : Les débiteurs sont créés automatiquement lors de l'import de factures si l'email n'existe pas encore.

La fiche débiteur centralise toutes les informations :

• Coordonnées : Nom, email, téléphone, adresse
• Identifiants : SIRET, TVA intracommunautaire
• Factures : Liste complète avec statuts et montants
• Historique : Toutes les relances envoyées avec dates
• Notes : Commentaires internes (non visibles par le client)

Plusieurs options sont disponibles :

• Pause temporaire : Suspendre les relances pour une période donnée
• Exclusion : Exclure définitivement le débiteur des relances automatiques
• Par facture : Mettre une facture spécifique en "Litige" ou "Annulée"

Accédez à ces options depuis la fiche du débiteur ou directement depuis la liste des factures.

Une séquence est une suite de relances automatisées avec escalade progressive :

Vous pouvez personnaliser les délais et le contenu de chaque étape dans Paramètres > Séquences.

Accédez à Templates depuis le menu. L'éditeur WYSIWYG permet de :

• Personnaliser le texte et la mise en forme
• Insérer des variables dynamiques
• Prévisualiser le rendu en temps réel

Variables disponibles :

Non, vos clients ne savent pas que les relances sont automatisées.

• Les emails sont envoyés avec votre nom et votre adresse email
• La signature personnalisée apparaît en bas de chaque message
• Vos clients pensent que vous les relancez personnellement

Plan Pro : Possibilité de masquer complètement la mention "Envoyé via nudgi" en bas des emails (marque blanche).

1. Depuis la liste des factures, sélectionnez les factures à relancer
2. Cliquez sur Relancer
3. Choisissez le template et prévisualisez
4. Envoyez immédiatement ou planifiez l'envoi

Envoi groupé : Si un débiteur a plusieurs factures en retard, elles sont regroupées dans un seul email avec un tableau récapitulatif.

1. Ouvrez la facture concernée
2. Cliquez sur Enregistrer un paiement
3. Indiquez le montant reçu et la date
4. Sélectionnez le mode de paiement

Modes de paiement supportés :

• Virement bancaire
• Chèque
• Carte bancaire
• Espèces
• Prélèvement
• Autre

nudgi gère nativement les paiements partiels (acomptes) :

• Enregistrez le montant reçu (même partiel)
• La facture passe automatiquement en statut "Partiellement payée"
• Le solde restant dû est calculé automatiquement
• Les relances continuent pour le solde restant

Plan Pro uniquement — Permettez à vos débiteurs de payer directement par carte bancaire.

1. Allez dans Paramètres > Paiements
2. Cliquez sur Connecter Stripe
3. Suivez le processus d'onboarding Stripe Connect
4. Une fois connecté, un bouton "Payer" apparaît dans vos emails de relance

Les paiements reçus sont automatiquement enregistrés et la facture passe en "Payée".

Accédez à Paramètres > Comptabilité pour exporter vos données.

Formats d'export disponibles :

• CSV générique — Compatible avec tous les logiciels
• Format Pennylane — Import direct dans Pennylane
• Format FEC (Sage) — Fichier des Écritures Comptables

1. Allez dans Paramètres > Équipe
2. Cliquez sur Inviter un utilisateur
3. Entrez l'email du collaborateur
4. Sélectionnez son rôle (Admin, Manager, User)
5. L'invitation est envoyée par email

Plan Pro uniquement — Personnalisez finement les accès de chaque utilisateur.

Permissions configurables :

• Voir les factures
• Créer/modifier factures
• Envoyer des relances
• Enregistrer des paiements
• Gérer les débiteurs
• Accéder aux paramètres
• Gérer l'équipe
• Voir les rapports

1. Allez dans Paramètres > Intégrations
2. Cliquez sur Connecter pour l'intégration souhaitée
3. Autorisez l'accès à votre compte (OAuth pour Pennylane/Sellsy, API Key pour Axonaut)
4. Lancez la synchronisation initiale

Les factures sont ensuite synchronisées automatiquement.

1. Allez dans Paramètres > Sécurité
2. Cliquez sur Activer la double authentification
3. Scannez le QR code avec votre application d'authentification (Google Authenticator, Authy, 1Password...)
4. Entrez le code à 6 chiffres pour confirmer
5. Sauvegardez vos codes de récupération en lieu sûr

Important : Les codes de récupération vous permettent d'accéder à votre compte si vous perdez votre téléphone. Conservez-les précieusement !

nudgi supporte la connexion OAuth avec :

• Google — Compte Google personnel ou Google Workspace
• Microsoft — Compte Microsoft personnel ou Microsoft 365

Sur la page de connexion, cliquez simplement sur le bouton du fournisseur souhaité. Votre compte nudgi sera automatiquement lié.

Option 1 : Utilisez un code de récupération

Sur la page de connexion 2FA, cliquez sur "Utiliser un code de récupération" et entrez l'un de vos codes.

Option 2 : Demandez un code par email

Cliquez sur "Envoyer un code par email". Un code temporaire sera envoyé à votre adresse email.

Option 3 : Contactez le support

Si aucune option ne fonctionne, contactez notre support avec une preuve d'identité.

1. Allez dans Paramètres > Abonnement
2. Cliquez sur Changer de plan
3. Sélectionnez le nouveau plan
4. Confirmez le changement

Mise à niveau : Le changement est immédiat, vous êtes facturé au prorata.

Rétrogradation : Le changement prend effet à la fin de la période de facturation en cours.

1. Allez dans Paramètres > Abonnement
2. Cliquez sur Annuler l'abonnement
3. Confirmez l'annulation

Pas de frais d'annulation. Votre abonnement reste actif jusqu'à la fin de la période payée. Vos données restent accessibles 30 jours après l'expiration.

Toutes vos factures sont disponibles dans Paramètres > Abonnement > Historique des factures.

Vous pouvez télécharger chaque facture au format PDF. Les factures sont également envoyées par email à chaque renouvellement.