Hilfe-Center

1. Gehen Sie über das Menü zu Rechnungen
2. Klicken Sie auf + Neue Rechnung
3. Wählen oder erstellen Sie einen Schuldner
4. Geben Sie ein: Referenz, Bruttobetrag, Fälligkeitsdatum
5. Speichern Sie die Rechnung

Tipp: Der Schuldner wird automatisch erstellt, wenn Sie eine neue E-Mail-Adresse eingeben.

1. Gehen Sie zu Rechnungen > Importieren
2. Wählen Sie Ihre Excel-Datei (.xlsx) oder CSV
3. nudgi erkennt die Spalten automatisch
4. Überprüfen Sie die Feldzuordnung (Mapping)
5. Zeigen Sie die Daten in der Vorschau an und bestätigen Sie den Import

Automatisch erkannte Spalten:

• Rechnungsnummer/-referenz
• Betrag (brutto, netto, MwSt.)
• Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
• Name/E-Mail des Kunden
• SIRET, Adresse, Telefon

KI-Neuheit: nudgi nutzt Claude Vision, um Daten aus Ihren PDF-Rechnungen automatisch zu extrahieren.

1. Gehen Sie zu Rechnungen > PDF importieren
2. Legen Sie Ihre PDF-Dateien ab (bis zu 10 gleichzeitig)
3. Die KI analysiert und extrahiert: Referenz, Betrag, Daten, Kundendaten
4. Überprüfen Sie die extrahierten Daten und bestätigen Sie

Automatisch extrahierte Daten:

• Rechnungsnummer
• Brutto-/Nettobetrag
• Ausstellungsdatum
• Fälligkeitsdatum
• Kundenname
• E-Mail/Telefon
• SIRET
• Adresse

Sie können eine PDF-Datei an jede bestehende Rechnung anhängen:

1. Gehen Sie zu Rechnungen im Menü
2. Klicken Sie auf PDFs zuordnen
3. Ziehen Sie Ihre PDF-Dateien per Drag & Drop (automatische Zuordnung nach Rechnungsreferenz)
4. Bestätigen Sie die erkannten Zuordnungen

Tipp: Der PDF-Dateiname wird mit Ihren Rechnungsreferenzen für automatisches Matching verglichen.

Wenn ein PDF an eine Rechnung angehängt ist, wird es automatisch in Mahnungen eingefügt:

1. Hängen Sie ein PDF an die Rechnung an (manueller Upload oder KI-Import)
2. Beim Senden der Mahnung wird das PDF automatisch als Anhang hinzugefügt
3. Der Schuldner erhält die E-Mail mit der angehängten PDF-Rechnung

Wichtig: Alle Pläne (einschließlich Kostenlos) erlauben das Senden von PDF-Anhängen in Mahnungen.

Wichtig: Ein KI-Import verbraucht beide Kontingente (1 Speicher + 1 KI-Import). Ein manueller Upload verbraucht nur das Speicher-Kontingent.

Das Dateien-Modul (erreichbar über das Menü) zentralisiert alle Ihre PDFs:

• Anzeigen: PDF direkt im Browser öffnen
• Herunterladen: PDF auf Ihrem Computer speichern
• Löschen: Datei aus dem Speicher entfernen (gibt Kontingent frei)
• Suchen: Nach Rechnungsreferenz oder Schuldnername filtern

Gehen Sie zu Schuldner > Hinzufügen. Geben Sie ein:

• Pflichtfelder: Name oder Firmenname, E-Mail-Adresse
• Empfohlen: Telefon, SIRET, USt-IdNr.
• Optional: Vollständige Adresse, interne Notizen

Gut zu wissen: Schuldner werden beim Rechnungsimport automatisch erstellt, wenn die E-Mail-Adresse noch nicht existiert.

Die Schuldnerakte zentralisiert alle Informationen:

• Kontaktdaten: Name, E-Mail, Telefon, Adresse
• Kennungen: SIRET, USt-IdNr.
• Rechnungen: Vollständige Liste mit Status und Beträgen
• Verlauf: Alle gesendeten Mahnungen mit Datum
• Notizen: Interne Kommentare (für den Kunden nicht sichtbar)

Mehrere Optionen stehen zur Verfügung:

• Vorübergehende Pause: Mahnungen für einen bestimmten Zeitraum aussetzen
• Ausschluss: Schuldner dauerhaft von automatischen Mahnungen ausschließen
• Pro Rechnung: Eine bestimmte Rechnung auf "Strittig" oder "Storniert" setzen

Greifen Sie auf diese Optionen über die Schuldnerakte oder direkt aus der Rechnungsliste zu.

Eine Sequenz ist eine Abfolge automatisierter Mahnungen mit progressiver Eskalation:

Sie können die Fristen und den Inhalt jeder Stufe unter Einstellungen > Sequenzen anpassen.

Greifen Sie über das Menü auf Vorlagen zu. Der WYSIWYG-Editor ermöglicht:

• Text und Formatierung anpassen
• Dynamische Variablen einfügen
• Vorschau in Echtzeit anzeigen

Verfügbare Variablen:

Nein, Ihre Kunden wissen nicht, dass die Mahnungen automatisiert sind.

• Die E-Mails werden mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse versendet
• Die personalisierte Signatur erscheint am Ende jeder Nachricht
• Ihre Kunden denken, dass Sie sie persönlich mahnen

Pro-Plan: Möglichkeit, den Hinweis "Gesendet über nudgi" am Ende der E-Mails vollständig auszublenden (White Label).

1. Wählen Sie in der Rechnungsliste die zu mahnenden Rechnungen aus
2. Klicken Sie auf Mahnen
3. Wählen Sie die Vorlage und zeigen Sie die Vorschau an
4. Senden Sie sofort oder planen Sie den Versand

Gruppenversand: Wenn ein Schuldner mehrere überfällige Rechnungen hat, werden sie in einer einzigen E-Mail mit einer Übersichtstabelle zusammengefasst.

1. Öffnen Sie die betreffende Rechnung
2. Klicken Sie auf Zahlung erfassen
3. Geben Sie den erhaltenen Betrag und das Datum ein
4. Wählen Sie die Zahlungsart

Unterstützte Zahlungsarten:

• Banküberweisung
• Scheck
• Kreditkarte
• Bargeld
• Lastschrift
• Sonstige

nudgi unterstützt nativ Teilzahlungen (Anzahlungen):

• Erfassen Sie den erhaltenen Betrag (auch teilweise)
• Die Rechnung wechselt automatisch in den Status "Teilweise bezahlt"
• Der offene Restbetrag wird automatisch berechnet
• Die Mahnungen werden für den Restbetrag fortgesetzt

Nur Pro-Plan — Ermöglichen Sie Ihren Schuldnern, direkt per Kreditkarte zu bezahlen.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Zahlungen
2. Klicken Sie auf Stripe verbinden
3. Folgen Sie dem Stripe Connect Onboarding-Prozess
4. Nach der Verbindung erscheint ein "Bezahlen"-Button in Ihren Mahn-E-Mails

Erhaltene Zahlungen werden automatisch erfasst und die Rechnung wechselt zu "Bezahlt".

Gehen Sie zu Einstellungen > Buchhaltung, um Ihre Daten zu exportieren.

Verfügbare Exportformate:

• Generisches CSV — Kompatibel mit allen Programmen
• Pennylane-Format — Direktimport in Pennylane
• FEC-Format (Sage) — Datei der Buchungseinträge

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Team
2. Klicken Sie auf Benutzer einladen
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein
4. Wählen Sie die Rolle (Admin, Manager, User)
5. Die Einladung wird per E-Mail versendet

Nur Pro-Plan — Passen Sie die Zugriffsrechte jedes Benutzers fein an.

Konfigurierbare Berechtigungen:

• Rechnungen anzeigen
• Rechnungen erstellen/bearbeiten
• Mahnungen senden
• Zahlungen erfassen
• Schuldner verwalten
• Auf Einstellungen zugreifen
• Team verwalten
• Berichte anzeigen

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen
2. Klicken Sie auf Verbinden für die gewünschte Integration
3. Autorisieren Sie den Zugriff auf Ihr Konto (OAuth für Pennylane/Sellsy, API-Schlüssel für Axonaut)
4. Starten Sie die Erstsynchronisierung

Die Rechnungen werden danach automatisch synchronisiert.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Sicherheit
2. Klicken Sie auf Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren
3. Scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Authentifizierungs-App (Google Authenticator, Authy, 1Password...)
4. Geben Sie den 6-stelligen Code zur Bestätigung ein
5. Bewahren Sie Ihre Wiederherstellungscodes sicher auf

Wichtig: Die Wiederherstellungscodes ermöglichen Ihnen den Zugang zu Ihrem Konto, wenn Sie Ihr Telefon verlieren. Bewahren Sie sie sorgfältig auf!

nudgi unterstützt die OAuth-Anmeldung mit:

• Google — Persönliches Google-Konto oder Google Workspace
• Microsoft — Persönliches Microsoft-Konto oder Microsoft 365

Klicken Sie auf der Anmeldeseite einfach auf die Schaltfläche des gewünschten Anbieters. Ihr nudgi-Konto wird automatisch verknüpft.

Option 1 : Verwenden Sie einen Wiederherstellungscode

Klicken Sie auf der 2FA-Anmeldeseite auf "Wiederherstellungscode verwenden" und geben Sie einen Ihrer Codes ein.

Option 2 : Fordern Sie einen Code per E-Mail an

Klicken Sie auf "Code per E-Mail senden". Ein temporärer Code wird an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.

Option 3 : Kontaktieren Sie den Support

Wenn keine Option funktioniert, kontaktieren Sie unseren Support mit einem Identitätsnachweis.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Abonnement
2. Klicken Sie auf Plan wechseln
3. Wählen Sie den neuen Plan
4. Bestätigen Sie den Wechsel

Upgrade: Der Wechsel ist sofort wirksam, die Abrechnung erfolgt anteilig.

Downgrade: Der Wechsel tritt am Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums in Kraft.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Abonnement
2. Klicken Sie auf Abonnement kündigen
3. Bestätigen Sie die Kündigung

Keine Kündigungsgebühren. Ihr Abonnement bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums aktiv. Ihre Daten bleiben 30 Tage nach Ablauf zugänglich.

Alle Ihre Rechnungen sind unter Einstellungen > Abonnement > Rechnungsverlauf verfügbar.

Sie können jede Rechnung als PDF herunterladen. Die Rechnungen werden auch bei jeder Verlängerung per E-Mail versendet.